Budowa i zastosowanie tabel w Excelu

Tabela w Excelu to funkcjonalność, która tworzy obiekt tabeli z wybranych danych – zestawu wierszy i kolumn.

Tabelą nie powinno się określać zwyklej niesformatowanej tabeli danych. Oznacza to, że zwykle wypełnienie kolumn danymi nie będzie oznaczać, że działamy na tabeli rozumianej jako obiekcie. Aby dane zostały przekształcone do formy tabeli należy je sformatować jako tabelę.

Może to wyglądać jak poniżej. Tutaj posłużyłem się listą popularnych polskich streamerów z witryny socialblade.com. Zestaw danych jako poniżej pomimo, że jest tabelą w rozumieniu ogólnym, to nie będzie ta tabela obiektem. Nie można takiej tabelce zastosować szeregu operacji dostępnych dla obiektu. Pierwsze co rzuca się w oczu to brak nazwy. Każda tabelka ma nazwę, natomiast tutaj widnieje jedynie nazwa komórki A2.

Jak stworzyć tabelę w Excelu

Tabelę można utworzyć poprzez sformatowanie do postaci obiektu (ręcznie stworzona tabelka nie będzie traktowana jako tabela w Excelu) przechodząc do

Narzędzia Główne -> Formatuj jako tabelę

Po wybraniu stylu wyskoczy okienko z możliwością zmiany zakresu danych. W tym samym miejscu należy zdecydować czy pierwszy wiersz będzie służył za nagłówki kolumn.

W przeciwnym razie program przesunie dane o jeden wiersz w dół. Natomiast w pierwszym wierszu pojawią się generyczne nazwy kolumn Kolumna1, Kolumna2 itd.

Cechy charakterystyczne tabeli

Własna nazwa

Tabela, która jest sformatowana zawsze posiada własną nazwę. Jeżeli nie jest ona zdefiniowana przez użytkownika, program sam generuje nazwę automatycznie. Tutaj jest to Tabela1.

Nazwę można dowolnie zmieniać w Menadżerze nazw w zakładce formuły. Dla zachowania kontekstu tabela otrzyma nazwę Streamerzy.

Nagłówki kolumn

Kiedy aktywna komórka należy do zakresu tabeli do podczas przewijania danych nazwy kolumn arkusza zostaną nadpisane przez nagłówki tabeli.

Zestawy stylów

Tabele mają własne zestawy stylów do szybkiego formatowania tabeli: jasny, pośredni, ciemny. Wszystkie dostępne podczas formatowania tabeli pozwalają na natychmiastowe sformatowanie tabeli. Dodatkowo istnieje możliwość tworzenia własnych niestandardowych kompozycji i zapisania do późniejszego wykorzystania.

Dynamiczne zakresy nazw

Nadając nazwy zakresom komórek tabela ma przewagę, ponieważ pozwala na dynamiczne przypisywanie zakresów. Zaznaczając pełną tabelę albo wybrane kolumny w odwołaniu nie pokazują się zakresy komórek, a nazwy z kolumn z tabeli. W takim przypadku zakres będzie zawierał zawsze całą kolumnę lub zakres kolumn i będzie niewrażliwy na dodawanie/usuwanie wierszy.

Należy mieć na uwadze, że jedynie pełne zakresy kolumn wspierają tę funkcjonalność. W pozostałych przypadkach zakres będzie taki sam jak zwykłe zakresy komórek.

Szybka analiza

Klikając prawym przyciskiem myszy w zakresie tabeli jedną z opcji do wyboru  jest szybka analiza. Przedstawia ona zakres funkcjonalności dostępnych dla tabeli takich jak proste formatowania, wykresy czy sumy. Wszystko to co jest najczęściej potrzebne do przeprowadzenia elementarnej analizy danych.

Największą zaletą dostępnych opcji jest prostota w wykorzystaniu oraz dynamiczny podgląd.

Dynamiczne formuły

Formuły bazujące na tabelach pozwalają wykorzystać nazwane zakresy tabel. W ten sposób formuła będzie nadal działać poprawnie, nawet po zmianach w zakresie danych.

Dodatkowy nawias kwadratowy jest potrzebny uwzględnianiu zakresu kolumn.

@ przed nazwą kolumny oznacza odwołanie do konkretnej wartości w tym samym wierszu

Uwagi

Wiele tabel w jednym arkuszu

Istnieje możliwość tworzenie wielu tabel w jednym arkuszu. Jednak trzeba mieć na uwadze, że w przyszłości zakres danych może się zmienić. Możliwe, że istniejące rozwiązanie zostanie przekazane stronie trzeciej, która będzie wprowadzić zmiany. W takim przypadku wstawianie wielu tabel w jednym arkuszu będzie wymagało dokładnego sprawdzenia czy pewne obiekty nie odnoszą się do istniejących zakresów w sposób bezpośredni lub istnieją skrypty w VBA, które wykorzystują zakresu po komórkach zamiast nazw. Dużo prościej jest tworzyć takie tabele w odrębnych arkuszach. Natomiast jeżeli jest ich wiele to przede wszystkim tabele najlepiej stawiać obok siebie z przynajmniej kilkukolumnowymi odstępami na ewentualne modyfikacje. Ustawianie tabel powyżej lub poniżej jest podatne na zmiany zakresów tabel i ryzykowne w projektowaniu. Zakres wierszy w tabelach często jest trudny do przewidzenia i może to spowodować przesunięcie się zakresów, a w pewnych przypadkach również ich nadpisanie.

Dynamiczne zakresy przede wszystkim

Jeżeli jest to możliwe, to wykorzystując tabele należy zawsze stosować odwołania do zakresów i stosować formuły dynamiczne. Wystarczy jedno miejsce ze standardowym odwołaniem (nie nazwanym) do komórki lub zakresu i każda zmiana w tabeli będzie skutkowała zmianami w takim odwołaniu.

Inna perspektywa

Patrząc od strony technicznej sformatowaną tabelę można potraktować jako zestaw nazwanych oraz dynamicznych zakresów (kolumn). Zakresy te są połączone w jedną całość oraz posiadają własną definicję.

Kiedy stosować tabele w Excelu ?

• Co do zasady dzięki prostemu dynamicznemu mechanizmowi nazwanych zakresów wszędzie, gdzie tylko jest to możliwe. Czyli poza specyficznymi przypadkami, lub gdzie wymagane są odwołania bezpośrednie.
• Dzięki systemowi nazw tabele takie mają warstwę abstrakcji i łatwiej nimi zarządzać przy większych projektach. Dynamiczne zakresy powodują, że nasze formuły i odwołania zawsze będą działać poprawnie niezależnie od zmian w zakresie danych dopóki struktura jest zachowana.
• W sytuacjach kiedy jest wykorzystywane PowerQuery, ponieważ jednym z głównych źródeł są właśnie tabele.
• Projektując narzędzia łączące się z bazami danych. Tabele pozwalają na przechowywanie wyników zapytań jako konkretnych obiektów, do których użytkownik ma dostęp bezpośrednio z poziomu arkusza, zapytań PowerQuery jak i skryptów VBA.